Gebühren digital einnehmen: Zahlwege, Abgleich und Anbieter im Überblick

Der Haushaltseffekt digitaler Gebühren entsteht hinter dem Bezahlsymbol: dort, wo die Zahlung ohne Handarbeit auf der richtigen Sollstellung landet. Eine 2022 veröffentlichte Befragung unter gut 100 Kommunen, herausgegeben von S-Public Services und dem Deutschen Städte- und Gemeindebund, gefördert von Visa, zeigte das Muster: 81 Prozent boten E-Payment für mindestens ein Fachverfahren an, der Anteil digitaler Transaktionen an den Gebühren lag nach Einschätzung der Autoren im unteren einstelligen Prozentbereich [1]. Das damals meistgenutzte Verfahren, giropay/Paydirekt mit 65 Prozent, ist zum Jahresende 2024 eingestellt worden [1][2]. Zahlartenlisten verdienen deshalb eine aktuelle Prüfung.

Rechtslage: Maßgeblich ist das Landesrecht

Das Onlinezugangsgesetz verlangt elektronische Verwaltungsleistungen über Portale und erfasst die Gemeinden; das Bezahlen regelt es selbst nicht [3]. Die Bezahlpflicht steht in den E-Government-Gesetzen. § 4 EGovG des Bundes verlangt bei elektronischen Verfahren mit Gebühren gängige, möglichst barrierefreie und hinreichend sichere Zahlungsverfahren; für Gemeinden gilt das grundsätzlich, wenn sie Bundesrecht ausführen [4]. In Nordrhein-Westfalen reicht mindestens ein gängiges und hinreichend sicheres Verfahren, und das Gesetz nennt die Gemeinden ausdrücklich [5]. In Bayern bieten die Behörden, Gemeinden eingeschlossen, integrierte digitale Zahlungsmöglichkeiten an, „soweit dies wirtschaftlich und zweckmäßig ist“ [6]. Die Formulierungen unterscheiden sich also, ein Blick ins eigene Landesgesetz gehört an den Anfang jedes Projekts.

Vier Wege, das Geld einzunehmen

Online-Portal. Vier Rollen greifen ineinander: Online-Dienst, Bezahlschnittstelle, Payment Service Provider und Zahlart [7]. Die Schnittstelle liegt bei der Verwaltung oder ihrem IT-Dienstleister, der Provider bündelt die Zahlarten über eine technische Anbindung [7].

Karte am Schalter und Automat. Düsseldorf testete ab März 2024 rein bargeldlose Bürgerbüros; der Anteil unbarer Zahlungen stieg laut Lokalbericht von 90 auf rund 98 Prozent. Seit November 2024 arbeiten die Stadtteil-Bürgerbüros unbar, für Barzahlende bleibt ein Standort mit Termin [8].

QR-Code und Überweisung. Der europäische QR-Standard trägt Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck, sodass das Kassenzeichen aus dem Bescheid ohne Abtippen ins Banking gelangt [9]. Der sächsische IT-Dienstleister SID nennt ein Ordnungswidrigkeiten-Verfahren mit Girocode auf schriftlichen Bescheiden und rund 20.000 Transaktionen im Jahr 2024 [10]. Seit dem 9. Oktober 2025 müssen Banken im Euroraum Echtzeitüberweisungen zum Preis klassischer Überweisungen anbieten [11].

Wero. Der Dienst gilt als giropay-Nachfolger; Zahlungsgarantie und Buchungsdaten sind im Einzelfall zu prüfen. St. Ingbert kündigte ihn im April 2026 für Online-Gebühren an, nach eigener Darstellung als eine der ersten 100 Kommunen; das Bürgerservice-Center bleibt bei Bargeld und EC-Karte [12]. Das Berliner Abgeordnetenhaus forderte im Februar 2026 Wero für Verwaltungsleistungen; der Senat bat im März um Fristverlängerung [13]. Für die Kasse gehen die Angaben auseinander: Die European Payments Initiative nennt in Pressemitteilungen 2026, ihre Chefin im Interview das kommende Jahr, zunächst per QR-Code [14][15].

Abgleich: Am Kassenzeichen hängt die Automatik

Am Beispiel ePayBL lässt sich der Idealfall zeigen: Das Portal übergibt Mandant, Betrag und Kontierung, nach erfolgreicher Zahlung kommen Status, Betrag, Zahlart und Kassenzeichen zurück [16]. HKR-spezifische Plugins verhindern laut dem Papier, dass eine Ist-Buchung vor der Soll-Buchung entsteht [16]. Kartenanbieter und PayPal zahlen oft in Summen aus. Solche Sammelgutschriften müssen in Einzelposten aufgelöst werden; das leisten Plattformen wie epay21 oder die sächsische Basiskomponente [10][17].

Drei Punkte verdienen Aufmerksamkeit:

• Nachträglich festgesetzte Gebühren. Steht der Betrag erst im Fachverfahren fest, läuft die Zahlung im Standardprozess außerhalb des Portals [16]. Hier helfen Zahlinformationen auf Bescheid und Mahnung [17].
• Rückbuchungen. Lastschrift, PayPal und Kreditkarte erlauben sie in seltenen Fällen; laut Studie von 2022 fehlten dafür Prozesse, die Kosten trug in der Regel die Kommune [1].
• Störfälle. Fehlerhafte Rückmeldungen des Providers lagen nach Erfahrungswerten von 2020 deutlich unter 0,1 Prozent, verlangen aber manuelle Klärung [16].

Haushalt: Volumen schlägt Einzelentgelt

Das Rechenbeispiel des Bayerischen Obersten Rechnungshofs betrifft den Freistaat und passt trotzdem für jede Kämmerei: Bei der staatlichen Plattform kostete jeder von 2017 bis 2020 vereinnahmte Euro rechnerisch durchschnittlich 58 Cent, mit einer Spanne von 87 Cent 2017 bis 32 Cent 2020 [18]. Der Wert sinkt also mit dem Volumen, und das Volumen hängt an der Zahl angeschlossener Verfahren [1]. Sachsens Basiskomponente kam 2024 auf 450.000 Transaktionen und 6,5 Millionen Euro, im Schnitt also rund 14 Euro je Vorgang; als Massenverfahren nennt SID den Dresdner E-Parkschein mit etwa 250.000 Transaktionen [10].

Bei so kleinen Beträgen zählt die Entgeltstruktur. Die NRW-Verwaltungsvorschrift für Landesbehörden nennt eine Einrichtungsgebühr sowie fixe und/oder prozentuale Transaktionsgebühren [19]. Entgeltsätze für Kommunen stehen selten offen im Netz, maßgeblich bleibt das konkrete Angebot.

Für die Gegenrechnung lohnt die eigene Messung. In der Studie von 2022 konnten 42 Prozent der Befragten den monatlichen Aufwand für Bargeld und Überweisungen nicht beurteilen [1]. Vergleichswerte liefert bislang vor allem der Handel: Die Bundesbank ermittelte dort 0,43 Euro je Barzahlung und 0,8 Prozent des Umsatzes bei der Girocard, internationale Karten schnitten schlechter ab [20]. Auf Kommunen lässt sich das allenfalls als Größenordnung übertragen.

Wer trägt die Kosten?

Belegt sind Einzelregeln, eine bundesweite Linie fehlt in den geprüften Quellen. Für NRW-Landesbehörden gilt: Die Entgelte trägt die anbietende Behörde aus bereiten Mitteln [19]. § 270a BGB erklärt Vereinbarungen über Entgelte für SEPA-Zahlungen und, bei Verbrauchern, für Zahlungskarten für unwirksam [21]; wie weit das bei hoheitlichen Gebühren trägt, sollte das Rechtsamt klären. Umgekehrt sah die NRW-Landesregierung 2016 im Gebührengesetz keine Grundlage für eine Bareinzahlungsgebühr, während Düsseldorf einen Euro Aufschlag auf Barzahlungen ab zehn Euro über seine Gebührensatzung erhob [22]. Vor jeder Umlage stehen deshalb Kommunalabgabenrecht und Satzung auf dem Prüfplan.

Bargeld und Kassensicherheit

Bargeld bleibt Thema. 2025 entfielen 45 Prozent aller erfassten Zahlungen darauf, 80 Prozent der Befragten halten die Barzahlung für wichtig, Ältere, Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen oder geringem Einkommen nutzen sie häufiger [23]. Das Bundesverwaltungsgericht hält den Ausschluss von Barzahlung beim Rundfunkbeitrag grundsätzlich für zulässig, verlangt aber eine zusatzkostenfreie Barzahlung für Beitragspflichtige ohne Zugang zu einem Girokonto; die Annahmepflicht aus § 14 Bundesbankgesetz hält es für unanwendbar [24]. Für Kommunen lässt sich daraus ableiten: Bargeldarme Modelle brauchen einen tragfähigen Ausweg für diese Gruppe, Düsseldorf löst das über den Termin-Standort [8].

Weniger Bargeld senkt Zählen, Transport und Risiko für Beschäftigte, wie Düsseldorf begründet [8]. Die Kassensicherheit verlagert sich dabei in die IT. Die hessischen Hinweise zur Gemeindekassenverordnung verlangen beim Einsatz automatisierter Verfahren Kontrollen wie Vier-Augen-Prinzip und Prüfziffern sowie eine Funktionstrennung zwischen IT, Fachbereich und Kasse [25].

Marktüberblick: belegte Angebote, kein Ranking

Die Liste beruht auf öffentlichen Angaben, teils der Anbieter selbst, und bewertet nichts. Weitere Anbieter sind möglich. Der AKDB-Leitfaden gilt für bayerische Kommunen und deren Online-Dienste.

Checkliste für Kämmerei und Stadtkasse

• Landesrecht prüfen: Pflicht, Mindestumfang, Wirtschaftlichkeitsvorbehalt.
• Zahlartenliste aktualisieren: giropay-Reste entfernen, Wero mit Provider und HKR-Anbieter klären.
• Bestehende Schnittstelle, Landesangebot und IT-Dienstleister vor jeder Neubeschaffung vergleichen.
• Kassenzeichen und Kontierung je Verfahren festlegen, Ist-vor-Soll-Fälle testen.
• Auflösung von Sammelgutschriften und Abrechnung der Entgelte klären: Abzug vom Auszahlungsbetrag oder gesonderte Rechnung.
• Prozesse für Rückbuchung, Erstattung und Reklamation schriftlich regeln.
• Eigenen Aufwand für Bargeld und manuelle Zuordnung messen, Zahlen nach Verfahren trennen.
• Massenverfahren zuerst anschließen, Stückzahl und Durchschnittsbetrag mit dem Entgeltmodell rechnen.
• Umlage mit Rechtsamt prüfen, Gebührensatzung abgleichen.
• Barzahlungsweg für Menschen ohne Konto festlegen, Barrierefreiheit prüfen.
• Dienstanweisung anpassen: Berechtigungen, Funktionstrennung, Vier-Augen-Prinzip, Ausfallverfahren.

Quellen

1. E-Payment und kommunales Finanzmanagement – S-Public Services, Deutscher Städte- und Gemeindebund (Sponsor: Visa), durchgeführt vom Kompetenzzentrum Öffentliche Wirtschaft, Infrastruktur und Daseinsvorsorge – Juli 2022
2. Giropay wird eingestellt – Bezahldienst Wero als Alternative – ZDFheute – 29.12.2024
3. Onlinezugangsgesetz, §§ 1, 1a – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz – abgerufen 30.10.2026
4. E-Government-Gesetz, §§ 1, 4 – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz – abgerufen 30.10.2026
5. E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen, §§ 1, 7 – Land Nordrhein-Westfalen – Fassung vom 17.07.2025
6. Bayerisches Digitalgesetz, Art. 1, 18 – Freistaat Bayern – abgerufen 30.10.2026
7. E-Payment-Einsatz bei Online-Diensten. Leitfaden für bayerische Kommunalverwaltungen – AKDB – März 2026
8. Düsseldorf: Bürgerbüros stellen komplett auf bargeldlose Zahlung um – ddorf-aktuell – 23.10.2024
9. Quick Response Code: Guidelines to Enable Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer, EPC069-12 v3.0 – European Payments Council – 2022
10. Wie schaffte es ePayBL zur Auszeichnung? Kundenforum 2025 – Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste – 16.09.2025
11. Zahlungsverhalten in Deutschland 2025 – Deutsche Bundesbank – Juli 2026
12. St. Ingbert: Neue Bezahloption für Online-Verfahren – Kommune21 – 27.04.2026
13. Europäischen Bezahldienst jetzt berlinweit umsetzen! Zwischenbericht, Drucksache 19/3093 – Abgeordnetenhaus von Berlin – 20.03.2026
14. Pay with Wero: dm becomes one of the first German retailers to introduce the European payment option in its online shop – European Payments Initiative – 24.08.2026
15. Executive Interview with Martina Weimert, CEO of EPI – Flagship Advisory Partners – 2026
16. Standardisierung ePayment-Lösung, Version 1.0 – d-NRW AöR für das Land Nordrhein-Westfalen – 03.02.2020
17. epay21 – Online zahlen – ekom21 – KGRZ Hessen – ohne Datum, abgerufen 30.10.2026
18. Jahresbericht 2022, TNr. 47: Elektronische Zahlungsabwicklung in der Staatsverwaltung – Bayerischer Oberster Rechnungshof – 2022
19. Verwaltungsvorschrift E-Payment – Land Nordrhein-Westfalen – 21.04.2022
20. Kosten von Zahlungsmitteln im Einzelhandel – Deutsche Bundesbank – Dezember 2025
21. § 270a BGB – Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz/Bundesamt für Justiz – abgerufen 30.10.2026
22. Antwort der Landesregierung auf die Kleine Anfrage 4796, Drucksache 16/12328 – Landtag Nordrhein-Westfalen – 27.06.2016
23. Zahlungsverhalten in Deutschland 2025, Pressemitteilung – Deutsche Bundesbank – 17.06.2026
24. Urteile vom 27.04.2022, 6 C 2.21 und 6 C 3.21 – Bundesverwaltungsgericht – 27.04.2022
25. Hinweise zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO) – Hessisches Ministerium des Innern – ohne Datum, abgerufen 30.10.2026
26. ePayBL, Website der Entwicklergemeinschaft – Entwicklergemeinschaft ePayBL – abgerufen 30.10.2026
27. ePayment in der öffentlichen Verwaltung – Ministerium für Infrastruktur und Digitales Sachsen-Anhalt – 31.03.2022
28. GiroCheckout. Digitale Zahlungen. Kommunal gedacht. – S-Public Services – Januar 2026