Wechsel zu einer anderen Kommune: Stufe, Beschäftigungszeit, Urlaub und Zusatzversorgung

Ein Wechsel von einer Stadt zur Nachbarstadt oder vom Landkreis in eine Gemeinde ist im kommunalen Dienst häufig ein Karriereschritt. Weil beide Arbeitgeber in der Regel den TVöD anwenden, wirkt der Wechsel auf den ersten Blick wie ein Umzug innerhalb desselben Systems. Tatsächlich beginnt aber ein neues Arbeitsverhältnis – mit Folgen für Stufe, Urlaub und Zusatzversorgung. Dieser Beitrag zeigt, was automatisch weiterläuft und was verhandelt werden muss.

Stufenzuordnung beim Wechsel

Die Stufenlaufzeit läuft nach § 16 Abs. 3 TVöD (VKA) „bei ihrem Arbeitgeber“ [1]. Ein neuer Arbeitgeber ordnet die Stufe deshalb neu zu. Für die Einstellung gilt § 16 Abs. 2 TVöD (VKA) [1]:

• Ohne einschlägige Berufserfahrung: Stufe 1.
• Mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung: Stufe 2.
• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung: in der Regel Stufe 3.

Wer schon in Stufe 4, 5 oder 6 war, würde nach diesen Grundregeln zurückfallen. Zwei Kann-Regeln erlauben dem neuen Arbeitgeber, das zu vermeiden:

• Mitnahme der bisherigen Stufe (§ 16 Abs. 2a VKA): Bei einer Einstellung im unmittelbaren Anschluss an ein Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst oder bei einem Arbeitgeber, der einen vergleichbaren Tarifvertrag anwendet, kann die dort erworbene Stufe ganz oder teilweise berücksichtigt werden [2][3].
• Förderliche Zeiten (§ 16 Abs. 2 Satz 3 VKA): Zur Deckung des Personalbedarfs kann der Arbeitgeber Zeiten einer vorherigen beruflichen Tätigkeit ganz oder teilweise berücksichtigen, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist [1].

Beides ist kein Anspruch. Ob und in welchem Umfang die bisherige Stufe übernommen wird, entscheidet der neue Arbeitgeber – und genau darüber lässt sich vor Vertragsschluss sprechen.

Rechenbeispiel (Beispielwerte, Tabelle VKA ab 1. Mai 2026): Ein Sachbearbeiter ist bei seiner bisherigen Stadt in E 9c, Stufe 5 (5.275,05 Euro). Ordnet ihn die neue Stadt nur nach der Grundregel der Stufe 3 zu (4.594,76 Euro), verliert er 680,29 Euro brutto im Monat – bis er Stufe 5 nach drei plus vier Jahren Laufzeit wieder erreicht. Übernimmt sie die Stufe nach § 16 Abs. 2a, bleibt das Entgelt gleich. Eine erste Einordnung liefert der Rechner Stufe bei Einstellung und Wechsel; die Grundlagen erklärt der Beitrag Stufen im TVöD.

Was mitgenommen wird

Beschäftigungszeit. Sie ist von der Stufenlaufzeit zu unterscheiden. Wechseln Beschäftigte zwischen Arbeitgebern, die unter den TVöD fallen, werden die Zeiten beim anderen Arbeitgeber als Beschäftigungszeit anerkannt; das gilt entsprechend bei einem Wechsel von einem anderen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber (§ 34 Abs. 3 Satz 3 und 4) [2]. Die Beschäftigungszeit ist unter anderem maßgeblich für

• die Kündigungsfristen (§ 34 Abs. 1) [2],
• die Dauer des Krankengeldzuschusses: bei mehr als einem Jahr bis zum Ende der 13. Woche, bei mehr als drei Jahren bis zum Ende der 39. Woche (§ 22 Abs. 3) [6],
• das Jubiläumsgeld: 350 Euro nach 25 und 500 Euro nach 40 Jahren (§ 23 Abs. 2) [7].

Urlaub. Der Urlaubsanspruch entsteht beim neuen Arbeitgeber nicht doppelt: Er besteht nicht, soweit für das laufende Kalenderjahr schon ein früherer Arbeitgeber Urlaub gewährt hat. Der bisherige Arbeitgeber muss beim Ausscheiden eine Bescheinigung über den im Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen (§ 6 BUrlG) [4]. Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres, gibt es nach dem TVöD für jeden vollen Monat ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 26 Abs. 2 Buchst. b) [8]. Bei einem Wechsel zur Jahresmitte lohnt es sich deshalb, Resturlaub vorher zu klären.

Ausschlussfrist. Offene Ansprüche gegen den bisherigen Arbeitgeber – etwa Überstundenvergütung – verfallen, wenn sie nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden (§ 37 TVöD) [9].

Zusatzversorgung

Die Betriebsrente des öffentlichen Dienstes läuft über Zusatzversorgungskassen. Bei einem Wechsel innerhalb des kommunalen und kirchlichen öffentlichen Dienstes kann die Versicherung übergeleitet und fortgeführt werden, sodass eine einheitliche Versicherung für alle Beschäftigungszeiten entsteht [5]. Die Zusatzversorgungskasse der Stadt Köln weist darauf hin, dass die Überleitung unverzüglich bei Beschäftigungsbeginn bei der neu zuständigen Kasse beantragt werden muss. Bleibt der neue Arbeitgeber Mitglied derselben Kasse, genügen Ab- und Anmeldung durch die Arbeitgeber [5].

Mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) besteht nach derselben Quelle eine eigene Vereinbarung: Versicherungszeiten werden gegenseitig anerkannt, Anwartschaften aber nicht übertragen; jede Kasse zahlt im Rentenfall ihren Anteil [5]. Wer zwischen Kommune und Landes- oder Bundesverwaltung wechselt, erhält später also Leistungen von zwei Kassen.

Verhandlungsspielraum vor der Unterschrift

Weil die wichtigsten Regeln Kann-Regeln sind, entscheidet das Gespräch vor der Einstellung über viel Geld. Sinnvoll ist eine feste Reihenfolge:

1. Nachweise sammeln: Arbeitsvertrag, letzte Entgeltabrechnung mit Entgeltgruppe und Stufe, Datum des letzten Stufenaufstiegs, Arbeitszeugnisse.
2. Unmittelbaren Anschluss sichern: § 16 Abs. 2a setzt die Einstellung im unmittelbaren Anschluss voraus [2]. Eine Pause zwischen alter und neuer Stelle sollte vorher mit der Personalstelle besprochen werden.
3. Stufe ausdrücklich ansprechen: Die Stufenzuordnung sollte vor der Unterschrift schriftlich feststehen, nicht erst mit der ersten Abrechnung.
4. Förderliche Zeiten begründen: Wer aus der Privatwirtschaft oder einem anderen Fachgebiet kommt, sollte konkret darlegen, warum die bisherige Tätigkeit für die neue Stelle förderlich ist [1].
5. Fachkräfte-Richtlinie prüfen: In den Entgeltgruppen 9a bis 15 erlaubt die Arbeitgeberrichtlinie der VKA im begründeten Einzelfall, Fachkräfte ohne Berufserfahrung der Stufe 2 oder 3 zuzuordnen, zur Bindung in besonderen Fällen auch der Stufe 4, sowie eine Fachkräftezulage bis 1.000 Euro im Monat. Sie richtet sich insbesondere an IT-Fachkräfte sowie Ingenieurinnen und Ingenieure und gilt bis Ende 2027 [3].
6. Zusatzversorgung anstoßen: Überleitung sofort zu Beginn beantragen, wenn die Kasse wechselt [5].

Für Kommunen ist der Wechsel die andere Seite derselben Medaille: Wer eine Fachkraft halten will, kann mit denselben Instrumenten gegensteuern. Offene Stellen kommunaler Arbeitgeber stehen in der Stellenbörse, die Entgelte je Gruppe in der TVöD-Tabelle 2026. Mehr zu Zulagen bietet der Beitrag Zulagen im TVöD. Dieser Beitrag gibt die Regeln allgemein wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Quellen

1. § 16 (VKA) TVöD – Stufen der Entgelttabelle – tv-oed.de
2. Durchgeschriebene Fassung des TVöD für den Bereich Verwaltung (VKA), § 16 Abs. 2a und § 34 – Deutscher Städte- und Gemeindebund – Stand 2013
3. Rundschreiben R 223/2021 „Modifizierung der Fachkräfte-Richtlinie“ mit Richtlinientext (Verweis auf § 16 Abs. 2a TVöD) – Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände, im Ratsinformationssystem der Landeshauptstadt München – 26.11.2021
4. § 6 Bundesurlaubsgesetz – gesetze-im-internet.de
5. Überleitung der Betriebsrente – Zusatzversorgungskasse der Stadt Köln
6. § 22 TVöD – Entgelt im Krankheitsfall – tv-oed.de
7. § 23 TVöD – Besondere Zahlungen – tv-oed.de
8. § 26 TVöD – Erholungsurlaub – tv-oed.de
9. § 37 TVöD – Ausschlussfrist – tv-oed.de