Jede überflüssig nachbesetzte Stelle kostet rund 1 Mio. Euro: Was unsere Auswertung von 232 Stellen zeigt

Jede überflüssig nachbesetzte Stelle kostet rund 1 Million Euro: 65.000 Euro Vollkosten im Jahr, gerechnet über 15 Jahre. Jede frei werdende Stelle ist damit eine Haushaltsentscheidung mit langer Laufzeit. In den kommenden zehn Jahren scheiden rund 540.000 Beschäftigte aus dem kommunalen Dienst aus [2]. Die zentrale Frage lautet deshalb: Wie weit lässt sich die Arbeit einer Stelle auf Sicht von zehn Jahren digitalisieren, und welche Empfehlung folgt daraus für die Neubesetzung?

Der Kämmerer hat diese Frage an 232 aktiven Stellenausschreibungen aus 25 Kommunen in der Haushaltssicherung in Nordrhein-Westfalen geprüft [1]. Das Ergebnis ist bewusst nüchtern: Rund 4 Prozent der ausgeschriebenen Arbeitszeit entfallen bei heute vorhandener IT-Unterstützung. Gerade darin liegt die Aussage. Die Auswertung spricht für gezielte Entscheidungen statt pauschaler Kürzungen, sie zeigt den Hebel in der Verwaltung, und die soziale Arbeit bleibt, wo sie gebraucht wird.

Der Ausgangspunkt: Drei von zehn Beschäftigten sind 55 oder älter

Zum Stichtag 30. Juni 2024 zählte der kommunale Bereich 1.799.510 Beschäftigte. Davon waren 539.890 mindestens 55 Jahre alt, das sind 30,0 Prozent, und 257.470 mindestens 60 Jahre, das sind 14,3 Prozent (eigene Rechnung aus [3]). Besonders deutlich zeigt sich die Altersstruktur im Vergleich einzelner Jahrgänge: 57.410 Beschäftigte waren 57 Jahre alt, 27.605 waren 25 Jahre alt [3].

Der dbb leitet aus denselben Destatis-Daten ab, dass in den nächsten zehn Jahren 30 Prozent der kommunalen Beschäftigten ausscheiden und in den nächsten zwanzig Jahren 53,1 Prozent [2]. Der Deutsche Städtetag nannte bereits 2024 für den gesamten öffentlichen Dienst jede dritte beschäftigte Person binnen zehn Jahren [4]. Für die Kommunalverwaltungen beziffert der dbb den aktuellen Personalbedarf nach einer Gewerkschaftsabfrage auf 112.000 Beschäftigte [5].

Gleichzeitig wächst der Kostenblock. Die Personalausgaben der Kommunen stiegen im ersten Halbjahr 2026 um 5,2 Prozent auf 54,7 Milliarden Euro [6]. Das KfW-Kommunalpanel 2026 nennt die Personalaufwendungen als einen der Haupttreiber auf der Ausgabenseite und erwartet bei anhaltender Finanzlage wachsende Personalengpässe [7]. Wie die Kosten je Stelle entstehen, beschreibt der Beitrag zur Personalkostenplanung im Doppelhaushalt.

Kommunen stehen also vor zwei Aufgaben zugleich: Sie brauchen Personal, und sie müssen jede Neubesetzung finanzieren können. Nachbesetzung ist deshalb die passende Rahmung. Es geht um natürliche Abgänge, um professionell vorbereitete Neubesetzungen und um Beschäftigte, die bleiben.

Was unsere Auswertung zeigt

Von den 232 Ausschreibungen waren 230 auswertbar, sie umfassen 207 Vollzeitäquivalente (VZÄ) [1]. Rund 7,5 VZÄ entfallen rechnerisch, das entspricht rund 4 Prozent (genau 3,6 Prozent) und Personalkosten von rund 593.000 Euro im Jahr nach KGSt-Bericht 8/2025 [1][8]. Zwischen den Kommunen reicht die Spanne von 0,1 bis 11,1 Prozent [1]. Bei fünf bis fünfzehn ausgewerteten Stellen je Kommune ist das eine Beobachtung und noch kein Leistungsvergleich.

Die Verteilung der Arbeitszeit erklärt dieses Bild. Rund 4 Prozent sind regelbasiert (Klasse A), 21 Prozent teilautomatisierbar (B), 40 Prozent bestehen aus Ermessen, Beratung und Führung (C), 34 Prozent aus Präsenz, körperlicher Arbeit und Einsatz (D) [1]. Rund drei Viertel der Arbeitszeit liegen damit in Tätigkeiten, die an Menschen gebunden bleiben.

Den höchsten Anteil zeigen Stellenarten mit vielen gleichartigen Vorgängen: Ordnungsrecht im ruhenden Verkehr, Entgeltabrechnung, Beherbergungssteuer und Gebührenabrechnung im Rettungsdienst [1]. Das passt zur Einschätzung des Deutschen Städtetags, der den Fokus der Verwaltung auf die Automatisierung standardisierter Prozesse legt und zugleich betont, dass die Verantwortung beim Menschen bleibt [9].

Vier Ergebnisse statt einer Sperre

Die Prüfung kennt vier mögliche Ergebnisse: wie bisher nachbesetzen, in Teilzeit besetzen, Aufgaben bündeln oder neu auf eine konkrete Stelle zuschneiden, nicht nachbesetzen. Im Pilot ergibt sich daraus eine klare Verteilung [1]:

• Nachbesetzung prüfen (ab 0,25 VZÄ Potenzial): 4 Stellen
• Aufgaben bündeln (ab 0,10 VZÄ): 20 Stellen
• Nachbesetzen: alle übrigen, also rund neun von zehn Stellen

Das höchste Einzelpotenzial liegt bei 0,33 VZÄ [1]. Im Pilot entfällt demnach an keiner Stelle die gesamte Arbeit. Die 7,5 VZÄ verteilen sich als Bruchteile auf viele Arbeitsplätze und werden erst wirksam, wenn eine Verwaltung sie bündelt: Mehrere Viertelstellen ergeben einen neuen Zuschnitt, eine reduzierte Teilzeitstelle oder eine Stelle, die entfällt. Deshalb gehört die Entscheidung in eine Gesamtplanung. Eine Betrachtung Stelle für Stelle liefert das Rohmaterial, der Zuschnitt entsteht im Überblick über den Fachbereich.

Sozialverträglich ist dieses Vorgehen aus einem einfachen Grund: Die Neubesetzung wird professionalisiert, und niemand muss gehen.

So ist gerechnet worden

Die Tätigkeiten wurden aus dem Text der Ausschreibung abgeleitet, ihre Zeitanteile geschätzt. Ein KI-Modell ordnete sie vier Klassen zu: A mit 80 Prozent, B mit 40 Prozent, C mit 5 Prozent und D mit 0 Prozent automatisierbarem Anteil. Dieser Wert wurde mit einer Realisierbarkeit je Stelle multipliziert, die Mindestbesetzung, Öffnungszeiten oder Einzelstellen berücksichtigt. Hoheitliches, Beurkundung, Kontakt zu Kindern oder Hilfebedürftigen und Führung gelten als nicht automatisierbar [1].

Die Realisierbarkeit wirkt stark: Vor diesem Schritt liegt der automatisierbare Anteil bei rund 14 Prozent, danach bei rund 4 Prozent [1]. Die Auswertung bildet außerdem die Stellen ab, die gerade ausgeschrieben sind, und damit weder den gesamten Stellenplan noch alle Altersabgänge.

Das Ergebnis ist ein Methodentest auf Basis öffentlicher Texte mit geschätzten Zeitanteilen. Eine Organisationsuntersuchung ersetzt es ausdrücklich nicht. Eine echte Stellenbeschreibung und der IT-Stand der jeweiligen Kommune schärfen das Bild. Die Zehn-Jahres-Sicht kommt hinzu: Die Pilotzahl beschreibt den heutigen Stand, jede Prüfung vor Ort stellt auch die Frage, was das nächste Fachverfahren leisten wird.

Die Rechnung für die Kämmerei

Eine Neubesetzung bindet viel Geld. Als Annahme gelten hier 65.000 Euro Vollkosten im Jahr. Über 15 Jahre sind das 975.000 Euro, also rund 1 Million Euro, vor allen künftigen Tarifsteigerungen. Die Annahme ist vorsichtig: Nach den Stundensätzen, die eine Gemeinde auf Basis des KGSt-Berichts 8/2025 veröffentlicht hat, ergeben sich für E 9a rund 73.900 Euro Personalkosten und rund 98.400 Euro einschließlich Sach- und Gemeinkosten im Jahr (eigene Rechnung aus [8]). Im Pilot liegen die Personalkosten je entfallendem VZÄ bei rund 79.500 Euro [1].

Entscheidend ist die kumulative Sicht, denn eine geplante Entscheidung wirkt in jedem Folgejahr erneut. Das folgende Rechenbeispiel nutzt eigene Annahmen: eine Verwaltung mit 1.000 Stellen, 3 Prozent frei werdende Stellen je Jahr, was dem Zehn-Jahres-Wert des dbb entspricht [2], 4 Prozent entfallende Arbeitszeit wie im Pilot und 65.000 Euro je VZÄ. Das ergibt 1,2 VZÄ je Jahr.

Der Unterschied zwischen 78.000 Euro im ersten Jahr und 4,29 Millionen Euro nach zehn Jahren ist der Kern der Rechnung. Die Werte setzen eine ganzjährige Wirkung und unveränderte Kosten voraus. Zum Vergleich: Eine befristete Sperre spart nur für die Zeit, in der die Stelle leer bleibt, wie der Beitrag zur Wiederbesetzungssperre 2026 zeigt. Die Prüfung vor der Neubesetzung ergänzt dieses Instrument um eine dauerhafte Entscheidung.

Was daraus folgt

Die Auswertung stützt drei Schlüsse. Erstens: Der Hebel ist kleiner als viele Erwartungen an die Digitalisierung, dafür klar lokalisierbar. Zweitens: Der Ertrag entsteht durch Bündelung und braucht eine Steuerung über alle frei werdenden Stellen eines Bereichs hinweg. Drittens: Erziehung, soziale Arbeit und Einsatzdienste bleiben stabil, und die Kommune kann das mit Zahlen zeigen, bevor die Debatte im Rat beginnt.

Wie die Prüfung Schritt für Schritt abläuft, zeigt unser Ratgeber für Kommunen, für Kliniken der Ratgeber für kommunale Träger.

Nachbesetzungs-Check

Der Kämmerer prüft die nächsten fünf Ausschreibungen einer Kommune kostenfrei. Das Angebot und den Ablauf beschreibt die Seite Nachbesetzungs-Check.

Quellen

1. Auswertung Der Kämmerer, Stand 09.10.2026
2. Monitor öffentlicher Dienst 2026, S. 24 – dbb beamtenbund und tarifunion – 2026 (Daten: Destatis, Stand 30.06.2024)
3. Statistischer Bericht – Personal des öffentlichen Dienstes, Stichtag 30.06.2024, Tabelle 74111-07 – Statistisches Bundesamt – Stichtag 30.06.2024
4. Kommunale Handlungsfähigkeit erhalten in Zeiten des Arbeitskräftemangels – Deutscher Städtetag – Januar 2024
5. Beschäftigte am Limit: Personalmangel im öffentlichen Dienst erreicht neuen Höchststand – dbb beamtenbund und tarifunion – 27.08.2026
6. Kommunales Finanzierungsdefizit im 1. Halbjahr 2026 erneut bei 20,1 Milliarden Euro – Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 349 – 01.10.2026
7. KfW-Kommunalpanel 2026 – KfW Research – Juni 2026
8. Verwaltungskostensatzung, 1. Änderung vom 02.09.2025, Anlage 2 Stundensätze (nach KGSt-Bericht 8/2025) – Gemeinde Schkopau – 02.09.2025
9. Smart Cities: Städte KI-ready machen – Deutscher Städtetag – Februar 2026